Avstemming, mapping og eliminering: tre kontroller

Et konserntall kan stemme med regnskapssystemet og likevel være feil i konsernrapporten. Avstemming av kildedata, kontomapping og eliminering svarer på forskjellige spørsmål. Når økonomiavdelingen skiller dem, blir det enklere å finne feilen og dokumentere hvorfor rapporten kan brukes.

Tre spørsmål før konsernrapporten er klar

Avstemming av innhentede kildedata kontrollerer at rapportgrunnlaget gjengir riktig selskap, periode og uttrekk fra regnskapssystemet. Kontomapping bestemmer hvordan lokale kontoer plasseres i konsernets kontoplan og rapportstruktur. Eliminering fjerner konserninterne forhold fra konserntallene etter relevante regnskapsprinsipper.

De tre kontrollene erstatter ikke hverandre. En import kan være fullstendig selv om en kostnad havner på feil rapportlinje. En mapping kan være riktig selv om konsernintern omsetning fortsatt er med i konsernets inntekter. Og en elimineringspost kan se balansert ut selv om den bygger på ufullstendige data.

For CFO og controller er dette mer enn begrepsbruk. Det avgjør hvem som skal undersøke avviket, hvilket underlag som trengs, og hvilke deler av rapporten som må kontrolleres på nytt. Her er en praktisk arbeidsmåte for private konsern som rapporterer på tvers av selskaper og regnskapssystemer.

1. Avstemming: har vi riktig kildegrunnlag?

Start med en konkret avgrensning. Hvilket selskap gjelder uttrekket? Hvilken periode og valuta viser det? Er rapporten basert på periodens bevegelser eller akkumulerte tall? Når ble dataene hentet, og er det bokført noe etterpå?

Sammenlign det innhentede grunnlaget med en identifisert rapport fra samme regnskapssystem. Bruk samme datoavgrensning og utvalg. En sammenligning mellom ulike uttrekkstidspunkter kan gi et reelt avvik uten at selve overføringen er feil.

Ikke stopp ved at samlet resultat stemmer. Kontroller relevante kontosaldoer og at alle aktuelle kontoer og selskaper er med. Motgående feil kan skjule seg i en totalsum. Dersom grunnlaget inneholder både saldoer og transaksjoner, avklar hvordan disse henger sammen før du sammenligner dem.

Ta vare på rapportnavn, uttrekkstidspunkt, avgrensning og forklaring på avvik. Da kan en kollega gjenta kontrollen uten å rekonstruere hva du gjorde. Dette er avstemming av det innhentede rapportgrunnlaget, ikke en bekreftelse på at alle underliggende bokføringer er regnskapsmessig riktige.

Kontrollen er ferdig når: relevante saldoer er sammenholdt på samme grunnlag, og forskjeller er rettet eller forklart med en tydelig ansvarlig.

2. Kontomapping: betyr rapportlinjene det samme?

Når kildegrunnlaget er kontrollert, undersøker du hvordan lokale kontoer inngår i konsernrapporten. Samme kontonummer trenger ikke ha samme innhold i alle selskaper. Ulike kontonumre kan samtidig beskrive samme type kostnad.

Se derfor på kontoens bruk, ikke bare navn og nummer. En lokal konto kan inneholde både direkte leveransekostnader og administrative tjenester. Da er det ikke sikkert én enkel kobling gir den klassifiseringen konsernet trenger. Vurder om tilgjengelige dimensjoner eller mer detaljert grunnlag kan brukes, og dokumenter avgrensningen.

Kontroller spesielt nye kontoer, kontoer uten kobling og endringer siden forrige periode. Sjekk også hvilken rapportlinje konsernkontoen inngår i. Riktig kobling til konsernkontoplanen hjelper lite dersom rapportstrukturen eller nøkkeltallsformelen bruker kontoen feil.

En omklassifisering kan flytte kostnader mellom rapportlinjer uten å endre samlet resultat. Derfor er ikke avstemt resultat bevis på riktig bruttomargin eller sammenlignbare nøkkeltall. Vurder sammenligningstall når mappingen endres, og forklar om periodene er behandlet forskjellig.

Kontrollen er ferdig når: relevante lokale kontoer er plassert etter dokumentert konsernlogikk, og virkningen på rapportlinjer og sammenligningstall er forstått.

3. Eliminering: hva skal ikke stå i konserntallet?

Eliminering er en konsernjustering, ikke en reparasjon av import eller mapping. Før du eliminerer konserninterne poster, må de kunne identifiseres gjennom motpart, konto, dimensjon eller annen dokumenterbar merking.

Sammenhold de aktuelle partenes grunnlag før justeringen. En differanse kan skyldes ulik periode, manglende bokføring, valutabehandling eller feil motpart. Ikke bruk en uforklart restpost for å få rapporten til å se ferdig ut. Finn årsaken og vurder riktig behandling etter konsernets prinsipper.

Skill mellom kontroll av partenes samsvar og selve elimineringsposten. Dokumenter hvilke selskaper og kontoer den gjelder, hvilken periode den påvirker, hvilket underlag den bygger på, og hvordan den slår ut i konsernrapporten. Andre konsernjusteringer bør også ha en tydelig begrunnelse, ikke gjemmes i mappingen.

Artikkelen beskriver kontrollarbeidet, ikke alle regnskapsregler for konsolidering. Eierskap, valuta, skatt og andre forhold kan kreve egne vurderinger. Poenget er at en sporbar elimineringspost skal kunne forklares separat fra tallene som ble hentet inn.

Kontrollen er ferdig når: grunnlaget er identifisert, avvik er håndtert, og konsernjusteringen kan følges fra underlag til rapporteffekt.

Et controller-scenario: resultatet stemmer, men rapporten gjør ikke det

Dette er en illustrerende arbeidssituasjon, ikke et kundecase. En controller forbereder månedsrapporten. Uttrekket fra et datterselskap stemmer med den lokale saldobalansen. Likevel ser konsernets bruttomargin annerledes ut enn forventet, og konsernintern tjenesteomsetning er fortsatt inkludert.

Controlleren begynner ikke med en samlet «avstemmingsdifferanse». Hun deler undersøkelsen i tre:

• Kildegrunnlag: Kontosaldoene stemmer mot samme periode og uttrekkstidspunkt. Det er ikke påvist en importfeil.
• Mapping: En konto for direkte tjenester er plassert under administrasjon. Klassifiseringen må vurderes mot konsernets definisjon av direkte kostnader. Flytting mellom linjene endrer ikke nødvendigvis samlet resultat.
• Eliminering: En intern tjenestepost mangler entydig motpartsmerking. Lokal regnskapsansvarlig må identifisere motpart og underlag før controlleren kan vurdere elimineringsposten.

Etter retting kontrollerer hun de berørte rapportlinjene på nytt. Hvis nye kildedata hentes inn, gjentas også relevant kildeavstemming. Forklaringen til CFO viser nå hva som var datagrunnlag, klassifisering og konsernjustering. Ingen av dem skjules i en generell kommentar om at «tallene er avstemt».

En kontrollogg som kan brukes neste måned

Dere trenger ikke begynne med et stort prosjekt. Bruk en enkel logg med egne poster for hver kontrolltype:

• Omfang: selskap, periode, kilde eller rapportlinje.
• Kontrolltype: kildeavstemming, mapping eller konsernjustering.
• Underlag: rapport, konto, bilag eller dokumentert koblingsregel.
• Avvik og handling: hva er feil, hva skal gjøres, og hva påvirkes?
• Ansvar og status: hvem følger opp, og hva gjenstår før gjennomgang?
• Ny kontroll: hvilket grunnlag ble brukt etter rettingen?

Definer på forhånd hvem som håndterer hver type avvik. Lokal regnskapsansvarlig kan avklare bokføring og kildegrunnlag. Konserncontroller kan eie mapping og konsernjusteringer. CFO bør avklare rapporteringsprinsipper og hvilke uavklarte forhold som må løftes før rapporten brukes. Tilpass ansvaret til deres organisasjon.

Loggen er en anbefalt arbeidsrutine, ikke en påstand om en bestemt oppgave- eller godkjenningsfunksjon i Sumledger.

Når holder Excel, og når trengs en felles kontrollflate?

Excel kan være tilstrekkelig når omfanget er enkelt, kontrollene kan gjentas og underlaget er lett å finne. Det avgjørende er ikke filformatet. Det er om økonomiavdelingen kan skille kontrollene og forklare rapporten uten å være avhengig av én person.

Når selskaper, regnskapssystemer og manuelle overleveringer gjør dette vanskelig, blir en felles kontrollflate mer relevant. Sumledger støtter økonomistyring, konsernrapportering, konsolidering og eliminering på tvers av selskaper og regnskapssystemer, med tilgang til underliggende detaljer der kildedataene gjør det mulig. Systemstøtte erstatter ikke behovet for avklart mapping, identifiserbare internposter og faglige vurderinger.

Les mer om konsernrapportering på tvers av selskaper. Ta gjerne med én rapportlinje dere bruker mye tid på å forklare: Book en kort demo.

Les også: Fra systemintegrasjon til forklarbart konserntall.